Системы бронирования и все о них

Одной из важнейших составляющих бизнеса считаются переговоры. Чтобы гарантировать комфортные условия, информационную безопасность и другие аспекты, требуется отдельное помещение.

Одной из важнейших составляющих бизнеса считаются переговоры. Чтобы гарантировать комфортные условия, информационную безопасность и другие аспекты, требуется отдельное помещение. Резервирование переговорных комнат посредством секретаря или на корпоративных порталах – не самые эффективные варианты. Современное решение, предлагаемое компанией «Инициум», предусматривает применение специально разработанных систем бронирования, навигации. Это комплекс программных, а также аппаратных решений, интегрируемых в IT-инфраструктуру организации. Специалисты разрабатывают их индивидуально, учитывая пожелания клиентов.

Определение и влияние в наше время

Проблема резервирования переговорных особенно актуальна для бизнес-центров и крупных коворкингов, где большое количество организаций и предпринимателей получают доступ к конференц-залам. С помощью системы бронирования можно полностью автоматизировать процесс и гарантировать эффективное применение ресурсов. Наладить грамотное резервирование нужно во избежание таких сложностей:

• Двойное бронирование. Так бывает, что кабинет на одно время занимает сразу несколько человек.
• Невозможно отыскать свободное помещение для общения, которое не включено в расписание.
• Сложности во время совещаний, так как сотрудники не в курсе точного плана встреч.
• Простаивание помещений, поскольку нет четкого графика проведения мероприятий.

После внедрения систем бронирования переговорных комнат участникам мероприятия больше не нужно волноваться о том, работает ли проектор, чтобы показать презентацию или оснащение для видеосвязи. Технические работники заранее получают оповещения о том, что нужно монтировать технику в помещении. Теперь не обязательно приходить на встречу за несколько часов до ее начала.

Панели для систем бронирования переговорных комнат

Заказ и установка панелей для цифровых решений в компании «Инициум» предусматривают большое количество преимуществ:

• Простота и наглядность.  Интерфейс управления поддерживает разные языки, он прост и понятен на интуитивном уровне. Реализован в виде сенсорной панели возле входа в помещение. На дисплее можно открыть календарь, выбрать нужный день, время встречи, указать длительность. На панели отображается также расписание встреч на ближайшие даты. Текущий статус можно понять по цветовой идентификации: красный экран – помещение занято, зеленый – свободно.
• Комфортные возможности управления. Функция «бронировать помещение» доступна через сенсорную панель при входе или онлайн с помощью компьютера, планшета или смартфона. Можно воспользоваться функционалом администрирования и при помощи интерактивного расписания вносить изменения, указывать приоритеты, порядок встреч.
• Интеграционный потенциал. Систему бронирования можно легко соединить с AV-системами для комфортного управления мультимедийным оснащением и другой техникой, используемой в ходе переговоров. Софт совместим с Microsoft Exchange Server. Не нужно устанавливать на сервер дополнительное ПО.
• Кроссплатформенность. Системы бронирования по определению поддерживают разные ОС, мобильные гаджеты, функционируют в режиме календаря. Пользователи не столкнутся с неприятными сюрпризами в виде несовместимости оборудования.
• Незамысловатое сервисное обслуживание. При необходимости выполнения сервисных работ панель бронирования легко можно снять. Всегда можно расширить функционал оборудования.

В офисе компании выполнят полный расчет проекта и внедрят бронирование переговорных комнат максимально быстро.

Варианты монтажа и ПО для систем бронирования

Заказчики могут выбрать внешний вид самих панелей бронирования, а также внутренний функционал.  Одной из самых популярных технологий для переговорных помещений считается Directorix Room. Она содержит множество гибких настроек, продиктованных практикой использования систем. Можно регулировать показ уведомлений и информационного контента для работников и гостей центра. Предусмотрены дополнительные опции бронирования: максимальная и минимальная длительность, наименьший допустимый промежуток между мероприятиями и др.

Предусмотрена проверка работоспособности отдельных элементов и ПО: руководство сразу узнает, если возникли проблемы. Софт автоматически собирает статистическую информацию, формирует диаграммы, таблицы, отчеты. Это позволяет определить, к примеру, в какое время наблюдается ажиотаж.

В ПО заложена возможность развития функционала благодаря подключению вспомогательных сервисов. Например, появляются опции вызова технических сотрудников, заказа напитков во время мероприятия. Соответствующее уведомление будет приходить по выбранному контакту ответственного представителя.

Выбор цифровых решений огромен. Производитель выпускает не только сенсорные планшеты, чтобы на месте зарезервировать нужный день и время, но также создает программное обеспечение под каждую платформу.

Системы совместимы со сторонним софтом благодаря открытому API и взаимодействию с Wi-Fi:

• Microsoft Office 365. Этот программный продукт совмещает важные для бизнеса сервисы: электронную почту, приложения Microsoft Office, а также пространство в облачном хранилище OneDrive.
• Microsoft Exchange. Система позволяет обмениваться сообщениями внутри компании, обеспечивает совместный доступ к задачам и календарям.
• Службы Google для совместной работы. Софт, позволяющий нескольким сотрудникам заниматься редактированием документов.
• Lotus Domino. Еще один программный продукт, содержащий электронную почту, систему планирования, календарь с расписанными корпоративными событиями.

Доступны разнообразные варианты монтажа, в том числе установка в стену, на стену, надежное крепление практически на любой поверхности из стекла или гранита, на дверной коробке. Для управления и питания потребуется проведение одного кабеля витой пары.

Заказать установку панелей бронирования в Москве можно в компании «Инициум». Сначала специалисты ознакомятся с особенностями помещения, составят предварительный проект. Затем осуществляется выбор оборудования в каталоге, поставка, монтаж, программирование и настройка систем. Представители нашей компании обучат персонал правильно работать с установленным оборудованием, обеспечат гарантийное и послегарантийное обслуживание. Монтаж системы бронирования облегчит выполнение многих задач и улучшит обслуживание бизнеса. Мы готовы выполнить предварительные расчеты и ответить на все интересующие вас вопросы прямо сейчас!